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佛山市科学技术局关于印发《佛山市科学技术局合同管理办法(试行)》的通知

局领导、各科室:

根据工作需要,经研究决定,将《佛山市科学技术局合同管理办法(试行)》印发给你们,请结合工作实际认真执行,在执行过程中如遇到问题请将问题反馈到局办公室。

 

 

 

佛山市科学技术局

  2017年7月6日

佛山市科学技术局合同管理办法

(试行)

 

为进一步规范合同档案管理工作,提高合同管理水平,逐步实现本局合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。

一、本管理办法涉及的对象

我局的合同有两类,一类是涉及日常行政管理所需签订的合同,一类是涉及支持科技创新的科技计划项目合同。本管理办法涉及的对象是我局日常行政管理所需签订的各种协议、合同类文本。

二、合同类文件签订原则

1.合法合规。协议、合同要严格按照国家有关规定制订,经审核批准才能正式签定,落款处双方经办人、负责人、法定代表人或授权委托人均需签名根据法律规定或实际需要,对影响重大或法律关系复杂的合同文本,应组织相关部门进行联合审核。

2.执行人职责。协议、合同的相关执行人应了解、掌握协议、合同的履行情况,及时对协议、合同的履行情况进行检查、分析和验收。

三、合同档案管理原则

1.及时性。合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档,并至少留存一份原件交由办公室档案员妥善保存。

2.完整性。协议、合同类资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全,提高合同的有效利用。

3.程序性。各部门在签订合同后,盖单位公章时务必到办公室档案员处领取编号,并做好登记手续,将编号填入协议、合同类文本封面,才能办理相关付款手续。

四、合同档案编号规则

凡是列入档案管理的合同号分三级进行编号,第一级为本局名称缩写“FSKJJ”;第二级为合同档案签订的年份;第三级为每个年度内所签订合同的连续编号,从001编起。例如编号为FSKJJ2017001的合同就代表本合同是2017年本局列入档案的第一号合同。

五、合同档案电子版的管理

1.分类管理。按具体项目进行合同文本纸质版和电子版保存的分类管理工作,同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。

2.序号统计。建立合同统计表,按合同编号顺序排列。

3.收发程序。建立本局合同收发登记表,对合同文本的实际收发情况档案员和交付者均进行签字登记,以规范合同文档的收发记录管理。

六、本办法自发布之日起施行。

 

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